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以立卷方式歸檔的檔案的整理方法

以立卷方式歸檔的檔案的整理方法

 

 

一、組卷

組卷,即以卷為單位組成檔案的保管單位,具體要求如下:應結合運用問題、時間、名稱、作者、通訊者、地區等“六個特征”組織案卷。案卷的厚度達2.5—3cm。

會計賬簿要以自然形成的一本作為一個案卷。

二、卷內文件排序

卷內文件排序,即按一定規則排定案卷內文件材料的順序。具體應按以下要求進行卷內文件排序:

同一份文件的正本在前、定稿在后;主件在前,附件在后;轉發文在前,被轉發文在后;同一問題的來往文件,本單位的在前,外單位的在后;一個案卷內有幾個問題的,先按問題分開,同一個問題內再按文件的形成時間先后排序等。

三、編制頁號

頁號編制的方法和要求為:

(一)文件含有有效信息的頁面,按次序從1開始連續編號,不得有重號、跳號、錯號。不含有效信息的頁面不編頁號,含有有效信息的頁面必須編頁號。

(二)圖、文混排的檔案,每張圖視同一頁文件編制頁號。

(三)文件材料全部頁碼需要重新編制時,頁號的位置為:以案卷形式歸檔的,正面在右上角,背面在左上角。

(四)文件材料中只有部分頁碼需要修訂時,需修訂部分的新頁碼的位置應與不需修訂部分的頁碼的位置協調一致。

(五)頁號應盡量在頁面的空白處編制。

(六)不能在紙質照片上編制頁號。

(七)頁號用阿拉伯數字編制,可用號碼機打印,也可用黑色墨水筆書寫,頁號字跡要工整、清晰。

(八)頁號不可采用加副頁(例如:3、3-1、4、5……)的方式進行“理順”。

(九)檔案實體原有頁號已是從1開始連續編號,無重號、跳號、漏號、錯號現象的,不論頁號編制在頁面何處位置,均不需重新編制頁號。

四、著錄文件級目錄

中標人應按照檔案目錄著錄要求,將檔案目錄各要素逐一著錄到采購人指定的檔案管理系統或者特定格式的電子文件中。

(一)企業管理類檔案的文件級目錄著錄項目及著錄要求為:

1.順序號:指文件排列先后順序的序號。案卷內文件順序號的位數要統一:卷內文件份數不足10份的,順序號用1位阿拉伯數字表示,如“1、2……8”等;卷內文件份數為10份或10份以上、不足100份的,順序號用2位阿拉伯數字表示,不足2位數的在前面補“0”,如“01、02……35”等;卷內文件份數為100份或100份以上、不足1000份的,順序號用3位阿拉伯數字表示,不足3位數的在前面補“0”,如“001、002……110”等;依此類推。順序號出現漏號、跳號、重號時,均要進行理順、改正。

2.文號:文件的發文字號,如“佛檔〔2002〕28號”,沒有文號的可不填。

3.責任者:制發文件的組織或個人,亦即文件的署名者或發文機關;屬聯合發文的,可只著錄第一責任者。

4.題名。即文件的標題,一般應照實抄錄,不作隨意改動。如文件沒有題名或雖有題名但實質內容,無法揭示出文件的實際內容和成份,應當加擬或重擬題名,加擬或重擬的題名附于原題名之后,外加“[ ]”號,以示區別。

5.日期:文件的形成時間,即文件的落款時間,填寫時以8位阿拉伯數字表示,如“20130101”。

6.頁號:即一份文件的首頁所在頁碼,例如:12。頁號前面不能含有前導“0”,如頁號“56”不能表示為“056”或“0056”等;每一卷的最后一份文件的頁號應以起止頁號的形式著錄,例如:“99-101”,如果最后一份文件只有1頁,也須以起止頁號的形式著錄,例如:“99-99”。

(二)企業其他類別檔案的文件級目錄著錄按有關規范要求進行。

五、打印文件級目錄

需打印文件級目錄一式三份,一份用于和卷內文件一起裝訂,另兩份用于裝訂檔案目錄冊。

用于與卷內文件一起裝訂的文件級目錄,其紙張尺寸可為16開,也可為A4幅面,隨卷內文件的幅面而定;用于裝訂檔案目錄冊的文件級目錄,其紙張尺寸統一為A4幅面。

所打印的文件級檔案目錄字號要適當,應清晰、完整、美觀,條目排列有序,并與檔案實體相符。

六、檔案修整

文件修整,即對文件材料進行修補、托裱、除塵、去皺、壓平、折疊等處置。不同等級檔案的卷內文件修整要求如下:

(一)受灰塵污染較明顯的,均需進行適當的除塵處置;卷角、折皺較嚴重的,均需作去皺、壓平處置。

(二)應視檔案的實際狀況適當進行修補、托裱、折疊等處置:

1.對破損的或者幅面小于16開且在采取“三孔一線”法裝訂、沿文件下沿對齊后不能裝進兩個裝訂孔的文件材料,要進行修裱或托裱,檔案修裱或托裱質量要求如下:修裱成品應保持檔案原貌,不得損害原件上任何歷史痕跡,不得造成文字等信息洇褪擴散;修裱成品應具有較高的耐折度和撕裂度,以利于延長檔案壽命;修裱成品應薄且光潔、舒展平整、質地柔軟。裱件不崩裂,不變形走樣,托紙與檔案原件不得形成空殼;在修裱、整裁后應留有裝訂邊,保證裝訂不壓字,不損害材料內容,以便成卷成冊裝訂。

2.對幅面超出16開的文件材料,不能剪裁,須進行折疊,折疊時要保持整個案卷或整份文件的平整,便于展開閱讀。

六、案卷裝訂

裝訂時注意以下幾點:

(一)以案卷方式歸檔的卷內文件目錄應放在案卷的最前面,并與卷內文件一起裝訂。

(二)文件放置方向正確。豎向印制的文件不能出現上下顛倒;橫向印制的文件不能出現左右顛倒,有標題一側應向左,在左側裝訂;文件的正、背面不能出現前后顛倒。

(三)盡量不要訂住文件的有效信息。文件頁面裝訂位置足夠的,不能訂住文件的有效信息;原有裝訂位置不足的,應盡量少訂住文件的有效信息。

(四)文件要對齊。文件應沿左側、下側對齊。

(五)裝訂要結實,不能出現掉頁現象。采用“三孔一線”裝訂時,裝訂孔距要適當,裝訂線要勒緊,但也不能縮緊,結頭結在背后,裝訂的案卷既要結實,又要平整美觀;采用粘接方式裝訂的,要符合本招標文件“設備、耗材說明”中有關粘貼劑的要求;采用訂書釘裝訂的,訂書釘要求采用不銹鋼釘。

(六)不能損壞文件。無論是對文件進行折疊還是鉆孔等,都不能損壞文件。

(七)書本式的文件(如證件等),應保持原貌,經統一編碼后排在該卷文件的最后面,可單件存放,不要求與同卷其他文件裝訂在一起。

(八)現金和銀行存款賬等固定賬簿不能拆去原封面;活頁賬簿可拆去原封面和空白頁,用“三孔一線”的方法將活頁賬簿裝訂。

(九)重份文件不編碼、不裝訂、不丟棄,加蓋“重份章”放在該卷文件的最后面。

(十)案卷內舊的卷內文件目錄不能丟棄。這些舊目錄不編頁號、不計算頁數,放在相應案卷的最后面,與該卷文件一起裝訂。

八、排列案卷

即采取一定的方法,確定一個目錄號內案卷的前后順序和安放的位置。具體可參照佛檔〔2014〕13號文的有關要求。

九、編制案卷目錄

中標人應按照檔案目錄著錄要求,將案卷目錄各要素逐一著錄到采購人指定的檔案管理系統或者特定格式的電子文件中。

(一)企業管理類檔案的案卷級目錄著錄項目及著錄要求為:

1.案卷題名:即案卷的標題,是表達檔案中心內容、形式特征的名稱。一般應照實錄入。案卷題名不能揭示案卷內容或題名過于冗長時,一般應重新擬寫,將原題名修改后再著錄。

2.全宗號:全宗號必須采用3位阿拉伯數字,不足3位數須在左邊補“0”(僅指電子目錄,檔案實體的全宗號可不作類似更改),例如:015。

3.目錄號:全宗內案卷所屬目錄的代碼。

4.案卷號:案卷號必須采用3位阿拉伯數字表示,不足3位須在左邊補“0”(僅指電子目錄,檔案實體的卷號可不作類似更改),如:005。

5.立卷單位:即企業名稱。

6.文件起止時間:指卷內文件所屬的起止年月,以“年.月-年.月”表示,例如:2000.01-2000.12。兩個時間之間必須用“-”分隔。

7.文件份數:指一個案卷內的文件份數。著錄時用阿拉伯數字據實錄入。

8.頁數:指一個案卷的總頁數,著錄時用阿拉伯數字據實錄入。

9.保管期限:按傳統要求,直接使用中文表示,著錄為“永久”、“長期”或“短期”。

(二)企業其他類別檔案的案卷級目錄著錄按有關規范要求進行。

十、編制或檢查卷盒、備考表

應編制新的卷盒、備考表。新卷盒、備考表各項目應按有關規范要求進行編制。

十一、編制檔案目錄冊

(一)打印案卷目錄一式兩份,其紙張尺寸須為A4幅面,所打印的案卷級檔案目錄字號要適當,應清晰、完整、美觀,條目排列有序,并與檔案實體相符。

(二)按“案卷目錄+卷內文件目錄”的順序裝訂檔案目錄一式兩份。案卷目錄集中放在檔案目錄的前面,卷內文件目錄集中放在檔案目錄的后面。案卷目錄、卷內文件目錄與檔案實體要相互對應。利用紅色硬皮目錄夾將紙質目錄疊置成冊,紅色硬皮夾的厚度可以該紙質目錄的厚度而定。

(三)企業單位原編制有“歸檔說明”(或類似文件)的,在裝訂檔案目錄時,要復制該“歸檔說明”(或類似文件),并放在檔案目錄的前面一起裝訂。

(四)編制目錄夾標簽。目錄夾封面標簽、脊背標簽與目錄內容要相符。目錄夾標簽打印要清晰美觀,項目填制要完整準確,封面標簽用白乳膠、脊背標簽用雙面膠粘貼,粘貼要端正結實。目錄夾封面標簽須的內容包括:全宗名稱、全宗號、目錄號、案卷起止號、年度、保管期限;脊背標簽的內容須包括:全宗號、目錄號、案卷起止號、年度、保管期限。

(五)目錄夾標簽上的全宗號要用至少3位字符表示,不足3位在左邊加“0”補足;目錄夾標簽上的目錄號要用至少2位字符表示,不足2位在左邊加“0”補足。

(六)目錄裝訂要結實,頁序、方向要正確,不壓字、不掉頁。

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